Benjamin Brandall 2 de janeiro de 2023 Processos de negócios , Processos Os processos são muito mais interessantes do que você imagina. Isso não é algum tipo de piada – eles são interessantes, eu juro. Mas o que é um processo?
Embora eles sejam definiram como uma coleção de tarefas de trabalho inter-relacionadas iniciadas em resposta a um evento que atinge um resultado específico , há uma história de fundo que nos ajuda a superar os tranquilizantes corporativos e a entender o que é um processo e por que os processos são importantes.
Primeiro, alguns exemplos de processos:
- Limpando a loja
- Encontrar um endereço de e-mail
- Implantando software
- Perfil do cliente
- Integrando um novo funcionário
- Planejando um casamento
Mas por que esses processos ocorrem? Por que não são apenas tarefas a serem realizadas? A questão é que ao formalizar um processo você pensa no fluxo de trabalho pensando na produtividade e isso facilita a execução e a otimização.
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O primeiro processo de negócios
A definição mais antiga conhecida de processo de negócios vem do economista escocês Adam Smith . Decompondo a sua ideia nos elementos mais simples, em 1776 ele descrito um processo de negócios implementado em uma fábrica teórica de alfinetes, envolvendo 18 pessoas diferentes para fabricar um alfinete:
Um homem puxa o arame, outro o endireita, um terceiro o corta, um quarto aponta, um quinto o mói na parte superior para receber a cabeça: fazer a cabeça requer duas ou três operações distintas: colocá-la é uma negócio específico, branquear os alfinetes é outro... e o importante negócio de fazer um alfinete é, dessa maneira, dividido em cerca de dezoito operações distintas, que em algumas fábricas são todas executadas por mãos distintas, embora em outras o mesmo homem às vezes o faça. execute dois ou três deles.
Por que deveríamos nos preocupar com quantas pessoas são necessárias para fazer os alfinetes ou com quantas etapas existem no processo? Bem, Smith descobriu que ao criar um processo e atribuir as etapas a especialistas individuais, a produtividade aumentou 24.000% .
O funcionamento de uma fábrica de alfinetes do século XVIII e a imagem que inspirou Adam Smith a escrever a primeira definição de processo de negócios.
Usando processos para trabalhar 5 vezes mais rápido
Um processo é necessário para a divisão do trabalho porque a tarefa não está mais apenas na cabeça de uma pessoa.
O engenheiro de pinos full-stack pode ser uma ótima pessoa para escrever o processo, mas não deveria executá-lo sozinho do início ao fim - o trabalho é 240 vezes mais eficiente quando é dividido entre especialistas em pinos: a pessoa que corta os fios dos pinos o dia todo é menos falível do que o mestre artesão de alfinetes solo. Vamos parar de falar sobre alfinetes.
Numa manhã de inverno de 1907, Henry Ford levou Charles E. Sorensen para Planta da Avenida Piquette , um prédio vazio em Detroit que se tornaria o berço do primeiro carro acessível produzido em massa da América. Vamos começar um trabalho completamente novo, disse ele ao chefe de produção.
A fábrica da Piquette Avenue em Detroit, Michigan. O site da implementação de processos de negócios mais influente do mundo.
Ford explicou sua ideia para um novo processo. Em vez de um artesão criar um produto sozinho, todos foram ensinados a realizar um dos 84 trabalhos simples e repetitivos. Com esta nova abordagem aos processos, a Ford reduziu o tempo de produção do Modelo T caiu de 12,5 horas para 2,5 horas.
Isso não foi apenas um triunfo para a conta bancária da Ford, mas também um dos momentos mais revolucionários que já ocorreram, não apenas na história dos automóveis ou da produção, mas em toda a história dos negócios.
Os três tipos de processos que toda empresa precisa
Você sabe disso processos são um conjunto de instruções lógicas a serem executadas do início ao fim , mas você sabia que existem três tipos de processos? Estes são:
- Processos Gerenciais
- Processos operacionais
- Processos de apoio
Processos Gerenciais
Os processos de gerenciamento não são tão focados em realizar uma tarefa do início ao fim, mas sim no planejamento e na projeção do futuro das operações da empresa.
Um exemplo de processo de gerenciamento pode ser um CEO planejando a melhor forma de organizar o tempo e a energia da equipe de marketing para uma campanha de lançamento de relações públicas. A parte do processo seria alocar recursos, definir prazos e verificar se os sistemas estão funcionando e otimizados.
Processos Operacionais
Os processos operacionais dizem respeito ao processo principal do seu negócio. Se você é uma empresa de camisetas, um de seus principais processos operacionais é receber pedidos por telefone. Outra seria retirar camisetas manufaturadas para serem enviadas.
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Seja o que for que sua empresa faça em sua essência, deve haver processos rígidos em vigor para torná-la escalonável e eficiente.
Processos de Apoio
Surpresa surpresa — os processos de apoio apoiam os processos de gestão e operacionais. A empresa conta com esses processos para sustentar o planejamento e fazendo partes do negócio. São processos como suporte técnico, integração de funcionários ou contratação de estagiário.
Embora não sejam isso que a empresa faz para ganhar dinheiro, eles facilitam o fluxo principal de receitas e fazem com que os processos de gestão tenham algo para gerir e que os processos operacionais sejam tão livres de atritos quanto possível.
A anatomia de um processo
Quando um processo é documentado em papel (ou, esperançosamente, digitalmente), isso é feito na forma de um documento de procedimento operacional padrão. Embora não sejam o tipo de coisa que você leria em um voo de 18 horas, eles tornam os processos muito mais fáceis de entender, distribuir, ensinar e otimizar.
Um POP pode conter:
- Um cabeçalho com título, data, autor e ID
- Uma lista passo a passo de instruções
- A equipe ou indivíduo responsável pela execução de cada tarefa
- Os recursos (equipamentos, dinheiro, tempo, equipes de apoio) que o usuário precisará
- Referências a outros POPs
Normalmente, as empresas e os órgãos governamentais criam documentação complexa de POP. Clique aqui para obter um exemplo de documento de introdução a um conjunto de POPs criado pela General Electric para funcionários que trabalham com sistemas controlados pelo UNICORN. Você notará que há uma tabela de números de código e designações SOP, bem como explicações de terminologia.
Obtenha um extrato de um SOP real para a compra de um veículo aqui . Novamente, é muito completo e usa o mesmo estilo que muitas empresas usam para garantir que o SOP seja estanque.
… Mas às vezes, um SOP não será tão complicado.
Empresas menores escrevem processos eficientes que simplesmente realizam o trabalho, e há menos necessidade de autor e ID de SOP, quando são escritos com software SOP que os criará manualmente. O mesmo vale para a seção de referências, que agora é feita com hiperlinks. Abaixo está um SOP simples criado pela Process Street:
Os problemas que os processos resolvem
Em The Checklist Manifesto – um livro que não podemos parar de falar sobre — Atul Gawande fala sobre como implementou um processo de segurança no hospital Johns Hopkins.
Parecia simples e não tão legal quanto as outras ideias que tiveram, como a cirurgia robótica. Mas, na realidade, foi a ferramenta mais eficaz que poderia ter sido implementada e era apenas uma folha de papel.
Inquiridos após a implementação da lista de verificação, 78% do pessoal médico do hospital afirmou ter notado que a lista de verificação evitava erros. E a prova definitiva: 93% dos cirurgiões gostariam que a lista de verificação fosse usada neles se estivessem na sala de operações sendo submetidos a uma cirurgia.
Este é o processo:
O próximo exemplo é mais tangível e desastroso.
Na manhã do dia mais quente do ano – 17 de julho de 1865 – dois trens lotados principalmente de crianças colidiram em Whitemarsh Township, Pensilvânia, matando cerca de 60 pessoas e ferindo mais de 100.
Uma pintura de O Grande Naufrágio do Trem de 1856, de um artista desconhecido
A causa? A Wikipédia tem isso listado como “erro humano”.
Os trens puxavam muito mais vagões do que podiam, o que significava que os maquinistas tinham que parar periodicamente para recuperar a pressão do motor necessária para continuar. Com este comportamento errático, o trem não cumpriu o horário e não comunicou isso às estações vizinhas.
O motorista achou que poderia recuperar o tempo perdido e cumprir o cronograma, então ligou o motor, tomando uma pista alternativa e pensando que estaria livre da pista. Aramingo , outro trem saindo de Wissahickon na mesma época.
Numa curva cega, as caldeiras dos dois trens colidiram e causaram uma explosão ouvida a até 8 quilômetros de distância. As três carruagens mais próximas das caldeiras foram reduzidas a estilhaços e as demais pegaram fogo e descarrilaram.
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Em resposta a este desastre, Ferrovia do Norte da Pensilvânia ajustaram seus processos. Eles decidiram que dois trens viajando em duas direções não compartilhariam os mesmos trilhos, e a comunicação por telegrama com estações próximas tornou-se obrigatória.
Usando processos em seu negócio
Hoje em dia, as empresas (geralmente) não esperam até que ocorra uma falha catastrófica antes de pensar nos processos. Se você não estiver usando processos formalmente, nunca é cedo demais.
Crie uma conta gratuita na Process Street e comece a criar processos, sistematizar seu negócio e dividir tarefas. Como vimos, os processos podem aumentar a produtividade em 24.000%.
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O que há no livro?
- O que é um processo? Um guia nada chato para pessoas normais
- Como os processos protegem sua empresa contra falhas e queimaduras
- Por que a normalização do desvio está prejudicando sua empresa
- O que é gerenciamento de processos de negócios? Uma introdução muito simples
- Análise de processos de negócios (sem bocejos de quebrar o queixo)
- Por que você deve se preocupar com a modelagem de processos de negócios
- Como mudar para software BPM quando você está apenas usando papel
- Reengenharia de processos de negócios: o que fazer se sua empresa estiver falindo
- A terceirização de processos de negócios é relevante para sua pequena empresa?
