Uma empresa só pode funcionar em todo o seu potencial com uma gestão de processos adequada. Mas qual é a definição real de gerenciamento de processos?
À medida que muitas empresas passaram a trabalhar remotamente durante a pandemia de 2020, grande parte da gestão de processos também se tornou digital. Embora os funcionários eventualmente retornassem aos seus escritórios, o gerenciamento de processos encontrou um novo lar na nuvem.
Com essa mudança repentina e o interesse em aperfeiçoar a gestão de processos, vale a pena se aprofundar no que realmente é a gestão de processos. E como empresa que, honestamente, beneficiou dessa mudança, temos muito a dizer sobre o assunto.
Neste artigo definiremos a gestão de processos, falaremos sobre seus benefícios e desafios e daremos conselhos sobre como implementá-la em seu negócio.
No final, incluiremos até um modelo gratuito para ajudá-lo a começar.
A definição de gerenciamento de processos
Ok, então o que é exatamente gerenciamento de processos?
Gestão de processos – ou gestão de processos de negócios (BPM) – é a técnica utilizada pelas organizações para analisar, otimizar, monitorar e controlar diversos processos de negócios.
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Com o BPM, as empresas são capazes de:
- Automatize processos recorrentes para que eles sempre funcionem perfeitamente
- Analise processos anteriores para ver o que deu certo e o que não deu
- Rastreie métricas em diferentes processos
- Realize análises de risco para mitigar riscos futuros
- Meça a eficiência usando dados anteriores
Por que se preocupar com o gerenciamento de processos?
BPM é algo que toda organização precisa porque ajuda você a entender melhor o seu negócio.
Ao usar o BPM, você pode analisar todos os seus processos de negócios para encontrar ineficiências e encontrar soluções para corrigi-las e otimizá-las. Isso torna as operações diárias muito mais tranquilas e melhora o gerenciamento de recursos.
Mas esses são apenas os pequenos benefícios.
Os outros benefícios de fazer isso são imensos. Isso não apenas economiza tempo e dinheiro para sua organização, mas também permite que sua empresa responda às demandas dos clientes e do mercado com muito mais rapidez.
Benefícios de definir claramente o gerenciamento de processos
Compreender a definição de BPM significa que você pode diferenciá-lo melhor do gerenciamento de programas e projetos. Saber a diferença entre os três tipos de processos significa que você será capaz de utilizá-los todos de forma eficaz.
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Com o BPM, é importante lembrar que ele se destina a processos recorrentes dentro da sua organização. Geralmente, são processos contínuos dentro de uma empresa e não têm um fim específico, como a integração de funcionários. Esse é o seu maior fator de diferenciação.
O gerenciamento de projetos é a entrega de um produto ou serviço específico. Há um começo e um fim claros para isso. Os projetos geralmente são coisas únicas que não se repetem, e uma equipe só pode trabalhar em um de cada vez.
O gerenciamento do programa está em algum lugar entre os outros dois. Trata do gerenciamento das interdependências entre diferentes projetos. Assim como o BPM, o gerenciamento de programas geralmente é contínuo, mas diferentemente do BPM, não trata dos processos relacionados ao negócio como um todo.
Benefícios de usar o gerenciamento de processos
O gerenciamento de processos é um aspecto crítico de qualquer operação comercial, visando melhorar a eficiência, reduzir custos e melhorar o desempenho geral. Aqui estão alguns dos principais benefícios da utilização do gerenciamento de processos:
Maior eficiência
A implementação do gerenciamento de processos permite que as organizações simplifiquem suas operações, eliminando tarefas redundantes e melhorando a produtividade. Com processos claramente definidos, os funcionários podem trabalhar com mais eficiência, gerando economia de tempo e custos.
Melhoria continua
Ao usar o gerenciamento de processos, as empresas podem monitorar e avaliar continuamente seus processos para identificar áreas de melhoria. Isso lhes permite fazer os ajustes necessários, otimizar fluxos de trabalho e melhorar o desempenho continuamente.
Atendimento ao cliente aprimorado
Com maior eficiência e processos simplificados, as organizações podem fornecer um melhor atendimento ao cliente. Processos como atendimento de pedidos, resolução de reclamações e integração de clientes podem ser padronizados e executados de forma consistente, resultando em melhor tempo de resposta e satisfação do cliente.
Poupança de custos
A gestão de processos ajuda a identificar gargalos, redundâncias e ineficiências, permitindo que as empresas otimizem a alocação de recursos e reduzam custos. Ao eliminar etapas desnecessárias e automatizar processos manuais, as organizações podem obter economias de custos significativas.
Melhor tomada de decisão
O gerenciamento de processos fornece às empresas dados e insights em tempo real sobre suas operações. Isso lhes permite tomar decisões informadas com base em informações precisas, levando a melhores resultados de negócios e ao alcance de metas estratégicas.
Tipos de gerenciamento de processos
O gerenciamento de processos pode fazer muito para ajudá-lo a atingir seus objetivos de negócios, mas você precisa estar familiarizado com os diferentes tipos para saber qual é o melhor para você.
Gestão de processos de negócios
Este tipo de gerenciamento de processos concentra-se na melhoria dos processos de negócios e fluxos de trabalho em diferentes departamentos ou funções de uma organização. Tem como objetivo otimizar processos, aumentar a eficiência e alinhá-los com objetivos estratégicos. O software de gerenciamento de processos de negócios é uma ótima maneira de ajudá-lo a configurar um sistema de gerenciamento de processos.
Gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos envolve planejar, executar e monitorar um projeto específico para atingir objetivos específicos dentro de um prazo definido. Garante que os projetos sejam entregues no prazo, dentro do orçamento e atendam aos padrões de qualidade desejados.
Gestão de fluxo de trabalho
O gerenciamento do fluxo de trabalho concentra-se na coordenação e otimização de tarefas, atividades e aprovações dentro de um processo definido. Ele garante que o trabalho seja encaminhado de forma eficiente, os prazos sejam cumpridos e todas as etapas necessárias sejam concluídas.
Gestão do programa
O gerenciamento do programa envolve o gerenciamento de vários projetos relacionados como um esforço coordenado para atingir os objetivos organizacionais. Envolve supervisionar o planejamento, execução e monitoramento de múltiplos projetos e garantir seu alinhamento com os objetivos estratégicos.
Automação robótica de processos (RPA)
RPA envolve o uso de robôs de software ou bots para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras. Tem como objetivo melhorar a eficiência, precisão e velocidade, reduzindo a intervenção manual e minimizando erros.
Como educar sua equipe sobre a definição de gestão de processos
Os membros da equipe são mais suscetíveis a mudanças do que muitos gerentes tendem a acreditar. No entanto, com muita frequência, o BPM se depara com uma atitude do tipo definir e esquecer. Há muito pouca mudança.
Quando se trata de educar sua equipe sobre a definição de gerenciamento de processos, sua abordagem é mais importante do que a forma como você formula a definição. Pergunte a si mesmo:
- Por que quero que minha equipe conheça a definição de gerenciamento de processos?
- Como a equipe se beneficiará ao conhecer a definição?
- Quais são minhas expectativas em relação à equipe depois de discutirmos BPM?
- Quero as ideias da minha equipe ou apenas quero que eles saibam o que é BPM em geral?
Se você deseja apenas que sua equipe saiba o que é BPM, então sua abordagem provavelmente não é a correta.
Os membros da sua equipe são aqueles que trabalham com processos estabelecidos todos os dias e provavelmente já sabem o que pode ser melhorado. Quando você apresenta o gerenciamento de processos à sua equipe, deve ser uma forma de abrir essa linha de comunicação com ela.
Eles devem se sentir confortáveis em apresentar a você ideias para melhorar os processos deste ponto em diante. Suas ideias devem ser sempre ouvidas.
Modelos de gerenciamento de processos de negócios definidos
Modelar o gerenciamento de processos de negócios é o ato de representar os processos de uma organização para que possam ser analisados, melhorados e potencialmente automatizados.
A ideia dos modelos BPM é ter uma representação física de um processo disposto de uma forma que faça sentido para qualquer pessoa que o observe, sejam engenheiros ou partes interessadas. Pense nisso como um mapa mental.
Exemplos de modelos de gestão de processos
Você decide como modelar seus processos de negócios, mas existem alguns modelos bem estabelecidos para ajudá-lo a começar.
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Fluxogramas
Provavelmente os modelos mais conhecidos, os fluxogramas são simples e fáceis de fazer. Apenas usando uma variedade de formas conectadas por setas, você pode facilmente demonstrar como certas partes de um processo fluem para outras.
Geralmente funcionam melhor para processos simples ou para simplificar processos mais complicados.
Notação de modelagem de processos de negócios
O Business Process Modeling Notion (BPMN) mapeia processos de negócios usando uma notação gráfica. Criado pelo Object Management Group (OMG), o objetivo do BPMN é tornar até mesmo os processos de negócios mais complexos compreensíveis para todos os membros de uma equipe, desde desenvolvedores de software até analistas de negócios.
Na verdade, você pode aprender como criar um BPMN gratuitamente em Site da OMG se este é o modelo que você deseja usar.
Gráficos de gantt
Os gráficos de Gantt foram criados pelo engenheiro mecânico americano Henry Gantt e existem há mais de 100 anos. Esses gráficos são mais usados para processos sensíveis ao tempo, pois usam barras para rastrear prazos de determinadas tarefas ou projetos.
Os gráficos de Gantt são sequenciais e muito fáceis de entender. Há uma boa razão pela qual eles ainda são comumente usados hoje.
Diagramas de fluxo de dados
Os diagramas de fluxo de dados (DFDs) permitem visualizar fluxos de dados. Os DFDs funcionam como fluxogramas, mas geralmente têm uma chave muito maior para ajudar a manter as diversas formas e cores claras e organizadas.
Isso ajuda você a ver como os dados fluem dentro de um processo e também entre processos. Eles geralmente são melhores para sua equipe e não para as partes interessadas, porque podem ser um pouco complicados dependendo da quantidade de dados que estão sendo representados.
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Implementando um sistema de gerenciamento de processos
A implementação de um sistema de gestão de processos, mesmo para processos individuais, não precisa ser complicada. Basta seguir estas etapas:
Defina claramente as metas e objetivos
Isto fornecerá a base para identificar os processos críticos que precisam ser gerenciados e melhorados. Ao garantir o alinhamento entre o sistema de gestão de processos e a estratégia global do negócio, as organizações podem priorizar os seus esforços e tomar melhores decisões em relação à otimização dos processos.
Mapeie os processos existentes
Isso envolve documentar as etapas, entradas, saídas e partes interessadas envolvidas em cada processo. O exercício de mapeamento de processos fornece uma representação visual da sequência de atividades e ajuda a identificar possíveis gargalos, ineficiências e redundâncias nos processos.
Identifique oportunidades de melhoria
Isso é feito avaliando a eficiência, eficácia e desempenho de cada processo. Os principais indicadores de desempenho (KPIs) podem ser definidos para medir o sucesso dos processos e acompanhar o progresso em direção às metas de melhoria.
Otimize os processos
A melhoria do processo pode ser alcançada através de uma variedade de abordagens, tais como:
- Eliminando etapas desnecessárias
- Automatizando tarefas manuais
- Redefinindo funções e responsabilidades
- Implementando as melhores práticas dos padrões do setor
Ao monitorar e analisar continuamente os processos, as organizações podem identificar áreas de otimização e implementar mudanças para impulsionar a eficiência.
Desafios na implementação de um novo sistema de gestão de processos
A implementação de um novo sistema de gerenciamento de processos pode trazer muitos desafios. Aqui estão alguns dos obstáculos comuns que as organizações podem encontrar durante este processo:
Resistência à mudança
A implementação de um novo sistema de gerenciamento de processos geralmente requer uma mudança de mentalidade e mudanças nos fluxos de trabalho estabelecidos. A resistência à mudança pode vir de funcionários que estão acostumados com os processos existentes e podem hesitar em adotar novas formas de trabalhar.
Falta de adesão
A implementação bem-sucedida de um sistema de gestão de processos depende do apoio e da adesão das principais partes interessadas. Se os decisores e os líderes não compreenderem totalmente os benefícios ou não perceberem o valor do sistema, pode ser um desafio obter o apoio e os recursos necessários.
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Recursos limitados
A implementação de um novo sistema requer investimento em tecnologia, treinamento e recursos. Orçamentos limitados ou restrições de recursos podem representar desafios em termos de aquisição das ferramentas necessárias e de atribuição das pessoas certas para conduzir o processo de implementação.
Gestão de dados
A implementação de um sistema de gerenciamento de processos geralmente envolve a coleta e análise de grandes quantidades de dados. Gerir e organizar estes dados de forma eficaz pode ser um desafio, especialmente se as organizações não tiverem processos eficientes de gestão de dados em vigor.
Integração com sistemas existentes
As organizações podem já ter sistemas e ferramentas estabelecidos, e a integração do novo sistema de gestão de processos com estes sistemas existentes pode ser uma tarefa complexa. Garantir uma integração perfeita e um fluxo de dados suave entre diferentes sistemas pode apresentar desafios.
Modelos de gerenciamento de processos
Confira nossa postagem no blog sobre processos essenciais para equipes de RH. Às vezes é melhor implementar primeiro o BPM nas equipes de RH, e esta postagem contém 60 modelos gratuitos para sua equipe experimentar.
Se você estiver tendo dificuldade em decidir qual tentar primeiro, recomendo este:
Mostrar fluxo de trabalho Modelo de processo de integração de novas contratações Clique aqui para adicionar este fluxo de trabalho ao seu conta gratuita da Process Street .Como otimizar seu sistema de gerenciamento de processos
Otimizar seu sistema de gerenciamento de processos envolve estabelecer um sistema de melhoria contínua.
Melhoria contínua significa nunca se acomodar. Não existe Isto funciona muito bem, vamos deixar como está, mas sim uma atitude de Isto funciona muito bem, mas existe uma maneira de torná-lo ainda melhor?
Temos uma postagem inteira no blog cheia de conselhos sobre como usar melhoria contínua para otimizar processos se você quiser saber mais.
