Visão geral do fluxo de trabalho do SharePoint
O fluxo de trabalho do SharePoint pode simplificar os processos de negócios com automação. Ajuda a rastrear procedimentos, gerenciar recursos e transferir conhecimento. Fluxos de trabalho predefinidos, como processos de aprovação e gerenciamento de solicitações, estão disponíveis. Mas personalizar fluxos de trabalho com o Power Automate pode ajudar as organizações a tirar ainda mais proveito disso.
Para criar um fluxo de trabalho no SharePoint:
- Acesse o site ao qual deseja adicionar o fluxo de trabalho.
- Navegue até a página de configurações do site.
- Selecione ‘recursos do site’ no menu ‘ações do site’.
- Clique em ‘Criar um fluxo de trabalho no designer do SharePoint’.
Designer do SharePoint permite personalizar visualmente aspectos de um fluxo de trabalho. Fique de olho nas condições que iniciam o fluxo de trabalho e atribua tarefas aos responsáveis. Para aproveitar ao máximo a automação, use modelos do Power Automate para simplificar processos.
Facilite o fluxo de trabalho com estas dicas de configuração do SharePoint!
Configurando um fluxo de trabalho no SharePoint
Para configurar um fluxo de trabalho no SharePoint com objetivos definidos e processos e participantes identificados, você precisa seguir as etapas corretas. Nesta seção, discutiremos brevemente as subseções de definição de objetivos para o fluxo de trabalho, identificação de processos e participantes, design de etapas e ações do fluxo de trabalho e criação de modelos de fluxo de trabalho. Estas etapas fornecerão uma solução abrangente para a criação de um fluxo de trabalho no SharePoint.
Definição de objetivos para o fluxo de trabalho
Para garantir o sucesso em SharePoint , os objetivos devem ser claramente definidos. As metas devem ser realistas e focar nas necessidades da organização. Envolva os usuários finais desde o início na definição de KPIs ou outras medidas de sucesso. Adicionalmente, segurança e proteção deve ser levado em conta.
Dica profissional: Certifique-se de que todas as partes interessadas estejam envolvidas no estabelecimento de objetivos para obter adesão e manter todos no caminho certo. Incremente o trabalho de detetive do fluxo de trabalho com SharePoint !
Identificando Processo e Participantes
Identifique o processo e os participantes para que seu fluxo de trabalho funcione perfeitamente no SharePoint. Determine as etapas necessárias e quem fará parte de cada etapa. Uma boa comunicação com todos os envolvidos melhorará o processo, reduzirá erros e criará responsabilidade.
Principais etapas para conseguir isso:
- Atribua funções e responsabilidades.
- Envolva as partes interessadas para que todos conheçam suas tarefas e possam contribuir.
- Configure uma estrutura para rastrear marcos e medir o progresso.
Revise o fluxo de trabalho regularmente. Valide o processo e procure oportunidades de melhoria. As avaliações dos supervisores mostram transparência entre os funcionários.
Para sucesso:
- Identificar o processo e os participantes
- Atribuir funções e responsabilidades
- Acompanhe marcos e envolver as partes interessadas na criação e revisão de processos
Obtenha a sequência perfeita de ações com um guia passo a passo.
Projetando etapas e ações do fluxo de trabalho
Ao projetar um fluxo de trabalho, definir o objetivo e determinar o resultado desejado . Em seguida, identifique as tarefas individuais e quem será responsável por elas. Descreva as aprovações, revisões e notificações em cada etapa. Crie e teste o fluxo de trabalho .
Tenha em mente que recursos, cronogramas e riscos todos influenciam o design. Ajudamos um cliente com processos manuais ineficientes em seu departamento de contabilidade, criando fluxos de trabalho adaptados às suas necessidades. Isto economizou tempo e dinheiro, com maior precisão em todas as etapas – resultando em milhares de dólares economizados por ano! Então, vamos à organização – é hora de ser um assistente de fluxo de trabalho!
Criação de modelos de fluxo de trabalho
A criação de modelos de fluxo de trabalho é algo obrigatório para todo administrador do SharePoint. Automatiza processos, economizando tempo e aumentando a eficiência. Aqui está o que fazer:
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- Vá para Ações do site> Configurações do site> Modelos de site.
- Clique em Criar a partir de modelo de site existente e selecione Processo de fluxo de trabalho.
- Preencha detalhes como Nome, Descrição e Nome do Grupo. Em seguida, clique em OK.
- Personalize o modelo adicionando condições ou ações.
- Publique o modelo e use-o em vários sites.
Lembre-se de que a criação de um modelo de fluxo de trabalho requer um conhecimento técnico do SharePoint Designer ou Visual Studio . Porém, existem muitos recursos online com orientação passo a passo.
O SharePoint também possui um ótimo recurso onde os usuários podem rastrear alterações em documentos . Quando uma nova versão de um arquivo é salva em uma biblioteca ou lista aprovada, um Notificação de atualização por e-mail do modelo de fluxo de trabalho é enviado para usuários selecionados.
Em 2013, a Microsoft tornou ainda mais fácil a implementação de processos automatizados com Fluxos de trabalho reutilizáveis . Isso torna a criação de modelos de fluxo de trabalho mais escalonável e reduz as tarefas dos administradores.
Iniciar um fluxo de trabalho no SharePoint é como executar tarefas automatizadas com uma máquina bem lubrificada!
Iniciando um fluxo de trabalho no SharePoint
Para iniciar um fluxo de trabalho no SharePoint com as subseções de inicialização, monitoramento e acompanhamento do progresso e tratamento de exceções e erros, siga estas etapas. Primeiro, inicie um fluxo de trabalho usando as opções de menu do SharePoint. Depois de lançado, fique de olho no progresso usando o recurso de monitoramento e rastreamento. Por fim, esteja preparado para lidar com quaisquer exceções ou erros que possam surgir durante o processo.
Iniciando um fluxo de trabalho
Iniciar um fluxo de trabalho no SharePoint é uma maneira fácil de automatizar tarefas tediosas! Aqui estão 5 etapas simples para você começar:
- Abra o site do SharePoint onde o fluxo de trabalho deve ser iniciado
- Acesse a lista ou biblioteca que contém os documentos a serem trabalhados
- Clique em ‘Fluxo de trabalho’ no menu da faixa de opções e depois em ‘Adicionar um fluxo de trabalho’
- Escolha um modelo, personalize-o e configure-o para atender às suas necessidades
- Revise as configurações e clique em ‘Concluir’ quando terminar
O SharePoint se destaca por sua capacidade de personalizar fluxos de trabalho para atender às necessidades comerciais exclusivas! Além disso, usuários não técnicos podem iniciar facilmente fluxos de trabalho com recursos fáceis de usar.
A introdução de fluxos de trabalho no SharePoint revolucionou a forma como as empresas operam . Esta integração tem capacitaram organizações para assumir o controle de seus processos, levando a melhor produtividade e maiores lucros. A automação de tarefas também libera os funcionários para se concentrarem nas principais funções de negócios, resultando em melhores resultados. Ignorar o progresso do fluxo de trabalho é como dirigir com os olhos vendados – é uma receita para o desastre!
Monitorando e acompanhando o progresso do fluxo de trabalho
É essencial observar atentamente o fluxo de trabalho do SharePoint para ter certeza de que tudo está funcionando perfeitamente. Não deixe que tarefas ou prazos escapem e atrasem o processo. Experimente estas dicas para monitorar e acompanhar o progresso do fluxo de trabalho:
- Receba notificações por e-mail quando tarefas forem concluídas ou concluídas.
- Dê uma olhada na lista de tarefas do fluxo de trabalho para ver as tarefas atribuídas e seus status.
- Personalize visualizações no SharePoint para acompanhar tarefas com filtros.
- Construa um painel com KPIs, como taxa de conclusão, taxa de atraso, etc.
- Exporte dados de listas do SharePoint para CSV para análise posterior.
Além disso, verifique o histórico do fluxo de trabalho para compreender como cada movimento afeta o processo. Com o monitoramento em tempo real, você pode detectar problemas ou obstáculos rapidamente. Lembre-se dessas dicas ao iniciar um novo fluxo de trabalho no SharePoint.
Foi relatado que o Microsoft SharePoint é usado pela maioria das empresas na América . Problemas de fluxo de trabalho podem ser um obstáculo – mas você pode superá-los com um tratamento adequado!
Tratamento de exceções e erros de fluxo de trabalho
Quando surgem exceções e erros no fluxo de trabalho, métodos rápidos e estratégicos são essenciais para a eficiência do processo. Aqui está um Guia de 6 etapas para gerenciá-los :
- Examine os relatórios de status do fluxo de trabalho para identificar a origem do problema.
- Pause o fluxo de trabalho se for necessário fazer alterações necessárias.
- Edite o fluxo de trabalho para corrigir quaisquer problemas.
- Reinicie o fluxo de trabalho alterado para ver se funciona perfeitamente.
- Verifique os logs recém-gerados se ainda houver algum problema.
- Procure ajuda da equipe de suporte de TI se nada mais funcionar ou considere reverter para uma versão anterior do fluxo de trabalho.
Mesmo poucas exceções ou erros podem se acumular ao longo do tempo e causar atrasos. Portanto, a compreensão detalhada de cada problema é fundamental para reduzi-los.
As equipes da Microsoft enfrentaram problemas em seus fluxos de trabalho há alguns anos. Eles identificaram threads fora de ordem ao longo do tempo como a origem. Eles usaram técnicas semelhantes às anteriores e resolveram o problema. Ao compreender esses problemas e agir rapidamente, podemos economizar tempo e garantir melhor precisão.
Pronto para personalizar os fluxos de trabalho do SharePoint? Vista seu traje de força e mãos à obra!
Personalizando fluxos de trabalho no SharePoint
Para personalizar fluxos de trabalho no SharePoint com facilidade, usar o designer visual, estender os fluxos de trabalho com o designer do SharePoint e integrar fluxos de trabalho com aplicativos de terceiros são as soluções para você. Essas subseções irão ajudá-lo nas personalizações de seu fluxo de trabalho, dando-lhe a capacidade de estender fluxos de trabalho e conectá-los a outros aplicativos para melhor eficiência sem complicações.
Usando o Visual Designer para personalizações de fluxo de trabalho
O Visual Designer no SharePoint permite personalizar fluxos de trabalho para automatizar processos de negócios. Oferece recursos de arrastar e soltar para adicionar ações, condições e loops. Você pode personalizar fluxos de trabalho padrão ou criar os seus próprios fluxos de trabalho.
A personalização permite que as empresas atendam às suas necessidades exclusivas. Você pode criar um formulário de tarefa personalizado com Formulários InfoPath ou HTML , dando mais controle sobre a entrada do usuário. Mais, notificações por e-mail pode ser configurado para conclusões de processos.
A Microsoft também permite a integração de serviços de terceiros como Sistemas Dropbox ou CRM, como Salesforce por meio de ações personalizadas. SharePoint API REST fornece a capacidade de projetar ações personalizadas para obter dados de fontes externas.
Dica profissional: Personalizar fluxos de trabalho é a chave para atender às necessidades do seu negócio e melhorar a produtividade, automatizando tarefas repetitivas. Certifique-se de testar seus fluxos de trabalho durante os estágios de desenvolvimento, para evitar erros no ambiente de produção.
Coloque sua capa e desbloqueie o superpoder de Designer do SharePoint “É a sua escolha para levar os fluxos de trabalho para o próximo nível.
Estendendo fluxos de trabalho com o SharePoint Designer
Personalizando fluxos de trabalho no SharePoint? Facilmente feito com Designer do SharePoint ! Esta ferramenta amplia fluxos de trabalho predefinidos e permite criar processos personalizados adequados ao seu negócio. Para modificar fluxos de trabalho existentes, basta abrir o programa e selecionar aquele que deseja alterar. Use as ferramentas visuais de arrastar e soltar ou a visualização de código para adicionar e remover estágios. Além disso, adicione ações como e-mails ou tarefas e condições que exigem a entrada do usuário ou determinados resultados.
Além disso, com o SharePoint Designer, você pode criar fluxos de trabalho personalizados do zero. Inclui modelos para processos de negócios comuns, como aprovação de documentos ou relatórios de despesas. Personalize esses modelos para atender às suas necessidades de negócios e eles gerarão automaticamente e-mails e atribuições de tarefas a partir das entradas do usuário.
Dica profissional: Para obter dicas extras e suporte na personalização de fluxos de trabalho, confira tutoriais online e comunidades dedicadas ao SharePoint Designer. Quem precisa de amigos quando você pode simplesmente integrar seus fluxos de trabalho com aplicativos de terceiros?!
Integrando fluxos de trabalho com aplicativos de terceiros
Além dos conectores padrão, existem aplicativos que oferecem serviços gratuitos ou pagos ‘fluxos de trabalho’ para estender e automatizar o processo. Por exemplo, Conector DocuSign pode ser usado para rotear automaticamente contratos para assinatura entre pessoas diferentes, usando bibliotecas e listas do SharePoint.
Selecionando um aplicativo de terceiros para integração? Coisas a considerar: escalabilidade, economia e facilidade de uso. Prefira um com um ecossistema ativo e atualizações regulares .
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Projetando e gerenciando fluxos de trabalho? É como pastoreando gatos . Exceto que os gatos são, na verdade, colegas de trabalho com opiniões variadas.
Melhores práticas para design e gerenciamento de fluxo de trabalho
Para garantir flexibilidade e escalabilidade, implemente segurança e permissões e mantenha o desempenho e a otimização do fluxo de trabalho ao criar um fluxo de trabalho no SharePoint. Estas são algumas considerações importantes que você deve ter em mente ao projetar e gerenciar fluxos de trabalho. Nesta seção, discutiremos as melhores práticas para design e gerenciamento de fluxo de trabalho e exploraremos brevemente os benefícios de cada uma dessas subseções.
Garantindo flexibilidade e escalabilidade
Flexibilidade e escalabilidade são fundamentais no design e gerenciamento do fluxo de trabalho. Os sistemas devem ser capazes de se adaptar às mudanças na carga de trabalho, nos processos e na tecnologia. Fluxos de trabalho modulares divida tarefas complexas em componentes menores para facilitar sua adição, remoção ou modificação. Automação também é importante para escalabilidade. Soluções baseadas em nuvem pode fornecer recursos de computação sob demanda. Para otimizar a eficiência, revise e monitore as métricas de desempenho. Sobre 40% das empresas terão adotado o software RPA até 2023 – enfatizando a necessidade de automação no design do fluxo de trabalho. Lembre o melhor sistema de segurança é tão complicado que você não consegue lembrar sua senha!
Implementando Segurança e Permissões
Segurança e permissões são fundamentais para o bom design e execução dos fluxos de trabalho. Para proteger as informações, é importante estabelecer medidas de segurança que protejam os dados confidenciais e impeçam o acesso não autorizado. Aqui estão 6 etapas para ajudá-lo a implementar segurança e permissões de maneira adequada:
- Localização de dados confidenciais : comece encontrando todas as informações que precisam de proteção. Isso pode incluir informações financeiras ou dados do cliente.
- Descobrir os níveis de acesso : decida quais grupos de usuários precisam de controle total sobre determinados tipos de dados e quais grupos exigem apenas acesso restrito.
- Fazendo permissões com base em funções : atribua funções a cada grupo de usuários, decidindo o que eles podem fazer no sistema de fluxo de trabalho.
- Implementando políticas de senha : certifique-se de que todos os usuários tenham senhas seguras que atendam aos requisitos, como sequências alfanuméricas ou caracteres especiais.
- Criando regras para compartilhamento de arquivos : crie diretrizes claras para compartilhar arquivos em sua organização. Decida quem pode compartilhar um documento e como restringir o compartilhamento de arquivos com base na região, fuso horário, etc.
- Usando registros de atividades : acompanhe todas as ações de fluxo de trabalho realizadas pelos usuários por meio de logs ou auditorias, para que você possa revisar as atividades se algo parecer errado ou acontecer.
Também é essencial treinar os membros da equipe sobre os melhores protocolos de segurança. Ensine-os a identificar possíveis problemas, como e-mails de phishing, downloads maliciosos, alteração regular de senhas, etc.
Finalmente – os processos de aprovação devem ser bem definidos. É importante ter diretrizes rígidas de liderança à medida que as aprovações sobem na cadeia – isso impede que alguém com más intenções quebre o protocolo devido a lacunas.
Ao seguir estes passos, as empresas podem proteger os seus dados sensíveis e aumentar a responsabilização. Mesmo o melhor design de fluxo de trabalho não pode compensar um gestor que acredita que “microgerenciamento” é sinônimo de “liderança eficaz”.
Mantendo o desempenho e a otimização do fluxo de trabalho.
Para manter o desempenho e a otimização, a análise e melhoria dos processos devem ser feitas regularmente . Definir e monitorar Indicadores Chave de Desempenho (KPIs) para encontrar quaisquer gargalos. Ferramentas de automação e procedimentos de padronização também podem ajudar.
A comunicação e a colaboração entre os membros da equipe são essenciais . As sessões de treinamento devem ser realizadas para que as pessoas conheçam suas funções e quaisquer novas alterações no fluxo de trabalho. O feedback dos clientes ou consumidores deve ser incluído na otimização do fluxo de trabalho. Ajuda a adaptar os fluxos de trabalho para melhor atendê-los.
McKinsey & Companhia estudo mostra que otimizar fluxos de trabalho pode trazer produtividade aumentou em 30% .
perguntas frequentes
P: O que é um fluxo de trabalho no SharePoint?
R: Um fluxo de trabalho no SharePoint é uma série de etapas automatizadas que ajudam a simplificar tarefas e processos de negócios. Normalmente envolve a movimentação de documentos, tarefas ou itens entre usuários ou grupos para aprovação, revisão ou edição.
P: Como posso criar um fluxo de trabalho no SharePoint?
R: Para criar um fluxo de trabalho no SharePoint, primeiro você deve identificar o processo de negócios ou a tarefa que deseja automatizar. Em seguida, use o SharePoint Designer ou o Microsoft Power Automate para criar um fluxo de trabalho personalizado que atenda às suas necessidades.
P: O que é o SharePoint Designer?
R: O SharePoint Designer é uma ferramenta gratuita da Microsoft que permite personalizar e criar fluxos de trabalho no SharePoint. Ele oferece uma gama de ações e condições que permitem construir fluxos de trabalho complexos que automatizam seus processos e tarefas de negócios.
P: O que é o Microsoft Power Automate?
R: O Microsoft Power Automate é uma ferramenta baseada em nuvem que permite criar fluxos de trabalho automatizados entre o SharePoint e outros aplicativos. Ele oferece uma variedade de modelos e conectores que simplificam o processo de criação de fluxos de trabalho personalizados.
P: Como posso testar e depurar meu fluxo de trabalho do SharePoint?
R: O SharePoint Designer e o Microsoft Power Automate oferecem ferramentas de teste e depuração que permitem executar e solucionar problemas em seus fluxos de trabalho. Você também pode usar o recurso de log integrado do SharePoint para rastrear o status dos seus fluxos de trabalho e identificar quaisquer problemas.
P: Existem práticas recomendadas para criar um fluxo de trabalho do SharePoint?
R: Sim, há várias práticas recomendadas a serem seguidas ao criar um fluxo de trabalho do SharePoint, incluindo a definição de objetivos claros, o uso de nomes descritivos para suas ações de fluxo de trabalho, a incorporação de tratamento de erros e caminhos de escalonamento, testes e refinamento de seu fluxo de trabalho e a garantia de que todas as partes interessadas sejam treinadas sobre seu uso e benefícios.
