Oliver Peterson 6 de julho de 2022 Operações Comerciais A melhoria contínua sem coleta de dados é como dirigir através do país sem sinalização ou mapa.
A coleta de dados é vital para fazer melhorias porque, sem ela, não há prova real da existência de qualquer problema.
Por que você está fazendo melhorias? É realmente um problema ou você está apenas distorcido pela frustração do momento?
Sim, sua frustração pode lhe dar pistas sobre qual é a raiz do problema, mas confiar apenas em seus sentimentos não lhe dará resultados precisos no longo prazo.
É aí que a coleta de dados pode ajudar. Nosso recurso Analytics pode ser usado para traçar um quadro objetivo e imparcial do estado atual de qualquer processo e ajudar a destacar áreas potenciais que poderiam ser melhoradas.
Então, vamos começar percorrendo nossas 5 etapas de melhoria contínua para otimização de processos:
- Etapa 1: Identifique o processo a ser melhorado
- Passo 2: Avaliar a eficácia e determinar melhorias
- Etapa 3: Implementar melhorias no processo
- Etapa 4: teste e acompanhe o processo atualizado
- Passo 5: Otimize o processo com automação
Etapa 1: Identifique o processo a ser melhorado
Nenhum processo é perfeito, mas há alguns que podem estar causando problemas de forma consistente. É por aí que você deve começar.
Anote o processo que mais frequentemente desperdiça tempo e recursos para você e sua equipe.
Então você precisará compreender totalmente esse processo respondendo às seguintes perguntas:
- Qual é o objetivo do processo?
- Quando começa e termina?
- Quais são as atividades individuais dentro do processo?
- Quais departamentos/funcionários estão envolvidos?
- Que informações são transportadas entre as etapas?
As respostas a estas questões devem ajudar a destacar todos os elementos que compõem o processo e esclarecer a melhor forma de o otimizar, começando pelos objetivos específicos que este processo pretende atingir.
Por que você deve documentar seus processos
Antes de prosseguirmos, é importante se perguntar: Quão boa é a documentação do meu processo?
Você pode saber quais processos precisam ser atualizados, mas, a menos que tenha uma documentação clara do processo, a melhoria contínua é essencialmente impossível.
como ficar disponível nas equipes
A melhoria contínua só funciona se você puder observar como algo estava funcionando antes e compará-lo com as mudanças que você fez. Ter documentação de processo acessível e claramente escrita é a melhor maneira de facilitar a melhoria contínua.
Passo 2: Avaliar a eficácia e determinar melhorias
Agora que você definiu seu processo, é hora de avaliar sua eficácia e determinar quais melhorias seriam mais adequadas.
Comece registrando os pontos fortes e fracos do processo. Isso o ajudará a entender o que funciona e o que não funciona e onde melhorias podem ser feitas.
Você pode descobrir que algumas das tarefas nem são necessárias para atingir o objetivo final. Se você se deparar com isso, considere consolidar algumas dessas tarefas ou até mesmo livrar-se delas completamente. É sempre melhor ter um processo conciso e direto ao ponto, em vez de um processo que pode ser excessivamente complicado ou confuso quanto ao que está tentando alcançar.
Etapa 3: Implementar melhorias no processo
Se você tem seu processo bem documentado ou, melhor ainda, está usando um software de gerenciamento de processos, essa tarefa deve ser tão fácil quanto percorrer seu processo passo a passo e fazer alterações à medida que avança.
Uma prática recomendada para melhoria contínua é iterar novas versões de um processo sempre que você fizer alterações. Isso ajuda a evitar quebras e facilita o rastreamento e a comparação de dados entre diferentes versões de um processo, para que você possa determinar com precisão se as alterações são realmente melhorias ou não.
Outra dica é manter um registro simples de todas as alterações feitas em cada iteração, para que seja mais fácil compartilhar conhecimento e garantir que todos entendam quais alterações foram feitas, por quem e quando.
Etapa 4: teste e acompanhe o processo atualizado
O teste é importante, principalmente para ter certeza de que você não quebrou nada. Execute o processo, de preferência o mais próximo possível das condições do mundo real, e certifique-se de que tudo esteja funcionando conforme o esperado.
Considere o objectivo final do processo – este ainda está a ser alcançado?
Depois de estabelecer que as melhorias no processo são funcionais, você poderá começar a coletar dados para avaliar o sucesso de quaisquer alterações.
Usando Process Street Analytics
Ser capaz de visualizar o desempenho de seus processos, de sua equipe ou de clientes é fundamental para entender se as mudanças que você fez são realmente mais eficazes ou não.
Informações como progresso de tarefas e execuções de fluxo de trabalho ativas/concluídas podem ajudá-lo a localizar gargalos e ter uma noção de como sua equipe está respondendo às mudanças.
Clique aqui para saber mais sobre o recurso Analytics do Process Street.
Passo 5: Otimize o processo com automação
Neste ponto, você está basicamente pronto. Você identificou e implementou melhorias e deverá ser capaz de acompanhar essas mudanças ao longo do tempo para avaliar o sucesso.
Mas se você quiser ir além e aproveitar ao máximo seu software de gerenciamento de fluxo de trabalho, é hora de considerar quais tarefas (se houver) podem ser automatizadas.
Em primeiro lugar – só para esclarecer – se você estiver usando papel, é quase certo que verá ganhos de eficiência se mudar para o gerenciamento de processos digitais.
criar listserv no Outlook
Para o resto de vocês, se você estiver transferindo dados entre aplicativos (adicionando arquivos do Dropbox manualmente ao Google Drive, por exemplo), você deve ver se consegue eliminar tarefas manuais com uma de nossas automações nativas.
Também vale a pena conferir Zapier, Power Automate e Make.com pois há uma tonelada de automações disponíveis lá.
O que você achou das nossas 5 etapas de melhoria contínua? Você tem alguma dica que podemos ter deixado de fora? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!
