Quando comecei a trabalhar no mundo corporativo, notei que havia um termo muito utilizado: Negócios .
O que diabos é BizOps? E por que existe um departamento inteiro para isso? O que eles fazem??
Foi um mistério que acabei tendo que procurar para não parecer tão ignorante quanto era para meus colegas.
Para aqueles que estão passando pela mesma luta, BizOps é a abreviação de operações comerciais e são extremamente importantes para uma empresa.
Deixe-me explicar isso.
O que são operações comerciais?
As operações comerciais têm um escopo bastante amplo. Basicamente, envolve todas as partes de um negócio que o mantém funcionando e gerando lucro.
São essas tarefas do dia a dia que mantêm tudo funcionando perfeitamente. Não existe uma abordagem única para as operações de negócios porque cada empresa é diferente.
Vai parecer totalmente diferente entre um empresa financeira e uma empresa de manufatura, por exemplo. Será até diferente entre os varejistas, se eles forem físicos ou online.
Mas não se preocupe. Os princípios básicos das operações comerciais são universais, então vamos falar sobre eles.
Elementos de operações comerciais
Existem quatro elementos que constituem as operações comerciais que não mudam de setor para setor. Eles são simplesmente adaptados de suas próprias maneiras únicas .
Localização
Todas as novas empresas devem escolher um local onde irão operar. Quer se trate de um local remoto, de um arranha-céu no centro da cidade ou de uma fábrica rural, a importância da decisão permanece a mesma.
E essa decisão, acredite ou não, faz parte das operações comerciais. Afeta tudo, desde:
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- O conjunto de clientes disponíveis
- Armazenamento físico
- Layout da empresa
- Estacionamento para funcionários
É essencialmente o alicerce mais básico de suas operações comerciais.
Como você espera que as operações funcionem sem problemas se você tem centenas de funcionários procurando estacionamento todos os dias? Ou não há espaço suficiente para guardar documentos e produtos?
Eles simplesmente não vão.
Tecnologia
A tecnologia é uma grande parte das operações de negócios. E inclui tudo, desde equipamentos de fábrica até software de rastreamento de estoque. Literalmente, qualquer tecnologia que você usa para administrar sua empresa faz parte das operações comerciais.
É importante entender o que a tecnologia é importante para agilizar as operações e manter-se atualizado sobre todos os avanços tecnológicos. Dessa forma, você sempre pode se manter competitivo.
Funcionários
Você não é nada sem seus funcionários. A base de qualquer negócio é descobrir de quais funcionários você precisa, de quantos e se eles devem trabalhar em tempo integral, meio período ou contratados.
A chave para boas operações comerciais é construir um conjunto equilibrado de talentos. Você precisa encontrar o ponto ideal para ter funcionários suficientes para manter as operações funcionando perfeitamente, sem contratá-los ou sobrecarregá-los.
Não é fácil, mas pode realmente mudar o jogo para as empresas.
Processos
Por último, mas não menos importante, os processos. Considerando que a empresa para a qual trabalho se chama Process Street, é seguro dizer que esta é uma das favoritas.
Seus processos são as tarefas recorrentes que mantêm os negócios funcionando. São coisas como:
- Integração de funcionários
- Faturamento
- Pesquisa de mercado
- Recrutamento
- Registrar reclamações de clientes
- Fabricando um produto
Você entendeu. Esses processos menores e cotidianos são essenciais para administrar um negócio de sucesso, mas somente se forem bem executados.
Pode-se argumentar que este é o aspecto mais importante das operações comerciais porque é o que mantém as coisas em movimento. Se você tem lutado para melhorar suas operações comerciais, é aconselhável começar examinando seus processos para encontrar ineficiências.
Exemplos de operações comerciais
Os elementos das operações de negócios são bons e tudo mais, mas como isso realmente se parece na prática? aqui estão alguns exemplos:
Recursos Humanos
O RH é responsável por todas as operações relacionadas ao ciclo de vida do funcionário, incluindo:
- Recrutamento
- Integração
- Gestão de desempenho
- Desembarque
E tudo mais.
Se a equipe de RH não conseguir otimizar essas operações, isso poderá ter consequências importantes para o conjunto de talentos de uma empresa. Uma boa integração tem o potencial de aumentar a retenção de funcionários, até 82%. Isso é importante!
Para otimizar as operações de RH, as tarefas diárias podem incluir coisas como procurar maneiras de melhorar a satisfação dos funcionários e criar novos processos de integração. Embora diferentes, ambos são importantes para as operações comerciais.
Marketing
Você não pode vender algo sem marketing, certo? Todos os processos recorrentes que sua equipe de marketing precisa para divulgar seu produto ou serviço estão sob a égide das operações de negócios.
Mas não estou falando apenas das campanhas chamativas que eles fazem ou das postagens otimizadas para SEO que escrevem. Também estou falando sobre as partes de back-end do marketing. Porque um processo bem estabelecido para aprovação de materiais de marketing é tão importante quanto os próprios materiais. As operações funcionam melhor quando há aprovações e, portanto, prestação de contas.
Os profissionais de marketing também são responsáveis por coletar informações de mercado bem pesquisadas, uma tarefa diária que pode fazer uma enorme diferença nos lucros de uma empresa. Portanto, se não for bem feito, pode custar mais do que vale.
Vendas
As operações comerciais em vendas têm como objetivo garantir que a equipe de vendas tenha o máximo de tempo durante o dia para tentar fazer uma venda.
Se os representantes de vendas precisam gastar muito tempo registrando informações ou elaborando estratégias de vendas, isso é um exemplo de operações comerciais deficientes.
Mas garantir que todos os processos que ocorrem nos bastidores das reuniões de vendas e ligações não solicitadas ocorram sem problemas significa que seus representantes podem passar o máximo de tempo possível com um cliente para construir relacionamentos e fechar uma venda. Isso, por sua vez, aumenta os lucros e é um exemplo de boas operações comerciais.
Para conseguir isso, você pode considerar coisas como fluxos de trabalho automatizados para economizar o tempo da sua equipe de vendas. Isso está relacionado ao uso da tecnologia para aprimorar suas operações de negócios.
Finança
Isso cobre tudo o que tem a ver com as finanças de uma empresa, juntamente com a tomada de decisões financeiras.
Este é provavelmente o mais delicado de todos, porque um erro pode arruinar um negócio para sempre. Para essas operações comerciais, não se trata de operar de forma eficiente, mas de operar corretamente.
Como tal, suas tarefas diárias incluem coisas como:
- Criando estratégias de investimento
- Gerenciando transações
- Fazendo folha de pagamento
- Fazendo relatórios financeiros
- Auditoria
Assim como o marketing, todos os processos listados acima devem vir acompanhados de um subprocesso que aprove cada um deles para evitar erros. Sem ele, é apenas uma questão de tempo até que alguém cometa um erro que custe muito tempo e dinheiro à empresa.
produtos
Dos nossos cinco exemplos, este é o mais amplo porque abrange tudo, desde a fabricação de um produto real até a equipe do produto.
O objetivo das operações relacionadas ao produto é garantir que a equipe do produto tenha todas as informações necessárias (orçamento, relatórios, etc.) para apresentar melhorias no produto com base no feedback do cliente. Por sua vez, a equipe do produto expõe essas mudanças à equipe responsável pela fabricação do produto.
Para conseguir isso, processos recorrentes devem ser estabelecidos para garantir que a equipe do produto sempre receba novas informações de outras equipes quando elas surgirem. Sem isso, a equipe de produto não consegue realizar seu trabalho adequadamente. E se for esse o caso, o produto não pode melhorar, o que pode prejudicar as vendas.
Melhores práticas de operações comerciais
Se ainda não estiver claro, as operações comerciais estão todas interligadas. Se um departamento falhar nas suas operações, isso poderá ter um efeito dominó sobre outros departamentos. É por isso que você precisa adotar as melhores práticas para operações de negócios em todos os níveis, para que sua organização possa funcionar como uma máquina bem lubrificada.
Simplifique processos
As operações não são nada sem processos. Os processos são os blocos de construção que constituem boas operações. Se você agilizar seus processos, você agilizará automaticamente suas operações.
Existem várias coisas que você pode fazer para que isso aconteça.
- Procure ineficiências nos processos atuais
- Analise os resultados
- Automatize tarefas recorrentes
- Obtenha feedback dos funcionários
- Faça ajustes
Automatizar tarefas recorrentes é um grande problema porque evita que sua equipe faça um trabalho servil que leva muito tempo. Tempo que eles poderiam gastar em tarefas de maior valor.
Usar software de processos de negócios é uma ótima maneira de automatizar essas tarefas e diminuir as ineficiências gerais nos processos. Embora a maioria custe dinheiro, é um investimento que vale a pena porque, em última análise, você economiza mais dinheiro do que gasta, melhorando suas operações gerais.
Medir o desempenho
Crie metas realistas e mensuráveis para o seu negócio. Ao fazer isso, você pode analisar o desempenho com mais facilidade. Também permitirá que você identifique as áreas específicas que precisam de melhorias. Quais departamentos estão retardando as operações e por quê?
Esses objetivos devem ser específicos. Se sua meta é obter mais lucro no próximo trimestre, você não conseguirá mensurar muito disso. Mas se o seu objetivo é aumentar os lucros em 10%, então você pode compartilhar esse número com seus funcionários e eles saberão no que trabalhar.
Se você não atingir essa meta, poderá ir a cada departamento e conversar com eles sobre suas operações para resolver o problema.
Observe as tendências
Uma das piores coisas que você pode fazer é ficar estagnado em suas operações. Toda a atitude se não está quebrado, não conserte. Talvez se aplique a determinadas situações, mas não a operações comerciais.
As tendências podem incluir mudanças no mercado e na indústria, novas tecnologias, novas leis e mudanças na economia. Para permanecer competitivo, você deve ficar por dentro deles e estar aberto a fazer mudanças.
Chamamos isso de política de melhoria contínua. Nunca se acomode e pense que o que você está fazendo é bom o suficiente. Sempre há melhorias que podem ser feitas. Observe as novas tendências e ouça o feedback de seus clientes e funcionários para ter certeza de não se tornar o próximo K-Mart .
Use dados para tomar decisões
Por último, você precisa confiar nos dados e usá-los para tomar decisões. Por mais que queiramos tomar decisões com base em nossos sentimentos ou resultados passados, nem sempre eles são os melhores indicadores de onde devemos ir.
A maioria dos softwares de gerenciamento de processos de negócios vem com um recurso de análise e relatórios que permite observar as métricas de todos os processos usados. Esse é um ótimo lugar para começar ao procurar dados.
É também aqui que as tendências voltam à cena. Observar coisas como a inflação, as novas políticas locais e as pesquisas do setor pode lhe dizer quais ajustes você precisa fazer para melhorar as operações.
Combine os dois conjuntos de dados e você será imparável!
Uma última coisa
Como operações comerciais é um termo tão amplo, pode ser difícil saber por onde começar se você estiver interessado em melhorá-lo.
Não se preocupe, apenas dê um passo de cada vez. Você pode simplesmente começar anotando todos os diferentes processos usados em cada departamento. A partir daí, você vai até os chefes de departamento e obtém informações sobre como os processos funcionam atualmente.
Depois disso, deve começar a ficar claro quais áreas você precisa melhorar para ter as operações de negócios mais otimizadas. Não se deixe intimidar. Você consegue!
