O que é um fluxo de trabalho? Guia para iniciantes em gerenciamento de fluxo de trabalho

Se você olhar a página inicial do Google para saber o que é um fluxo de trabalho, o primeiro resultado é literalmente a definição do dicionário.

A sequência de processos industriais, administrativos ou outros através dos quais uma obra passa do início à conclusão.

Então você tem a definição do Kissflow, que não é mais clara:

Uma sequência de tarefas que processa dados através de um caminho específico, desde o início até a conclusão.

E então há, bem, esta página. E como definimos um fluxo de trabalho?

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Um fluxo de trabalho é como você realiza o trabalho.

Agora estamos chegando a algum lugar.

O que é um fluxo de trabalho?

Fluxos de trabalho são uma série de etapas que precisam ser concluídas em um processo.

Pense nisso literalmente como um trabalho fluindo de um estágio para o outro, seja por meio de um colega, de uma ferramenta ou de outro processo. Você pode executar um fluxo de trabalho completo sozinho (como escrever, editar e publicar uma postagem no blog) ou pode envolver várias pessoas (como faturar um cliente).

Por que os fluxos de trabalho são importantes?

Para as empresas, os fluxos de trabalho podem se tornar extremamente complicados.

Pense no processo de integração de seus funcionários. Vários departamentos diferentes precisam se coordenar para concluir esse processo corretamente. Além de perder novos talentos, uma integração inadequada também pode levar a sérios problemas de conformidade.

É neste nível que eles precisam ser devidamente monitorados, gerenciados e otimizados para garantir que sejam tão eficientes quanto possível.

Qual é a diferença entre fluxos de trabalho e processos?

Fluxo de trabalho e processo muitas vezes são usados ​​de forma intercambiável. Considerando que muitas vezes vêm como um conjunto combinado, isso é compreensível.

A imagem acima lista as principais diferenças entre fluxos de trabalho e processos, mas o ponto principal é:

A processo é um método usado para executar uma sequência de Atividades .

A fluxo de trabalho é um ferramenta costumava ser facilitar esse método .

Se voltarmos ao exemplo de integração do funcionário, o processo consiste em todas as diferentes etapas que precisam ser executadas, como:

• Documentação preenchida
• Configuração da estação de trabalho
• Treinamento

O fluxo de trabalho mapeia essas etapas em uma estrutura clara para facilitar a visualização do que precisa ser feito em um diagrama ou lista de verificação.

Práticas recomendadas de fluxo de trabalho

Para construir um fluxo de trabalho eficaz, você precisa responder a três perguntas importantes:

• Quais trabalhos exatos precisam ser feitos?
• Quem é responsável por cada trabalho?
• Quanto tempo cada tarefa levará?

Ao responder a essas perguntas e estruturar as respostas em um gráfico ou processo, você obtém um fluxo de trabalho.

Ao medir o trabalho que precisa ser feito, você pode gerenciar a otimização da execução dele. Caso contrário, você não tem ideia do que está acontecendo ou onde está o gargalo na atividade da sua equipe.

Etapas de um fluxo de trabalho

Construir um fluxo de trabalho se resume a 5 etapas:

1. Identifique as tarefas que precisam ser realizadas
2. Determine quem é responsável por essas tarefas
3. Organize as tarefas em uma sequência
4. Teste o fluxo de trabalho
5. Revise e repita

É essencial praticar a melhoria contínua quando se trata de manter seus fluxos de trabalho. Fazer esses pequenos ajustes ao longo do caminho garantirá que seu fluxo de trabalho inclua apenas as tarefas mais necessárias e atualizadas – e você não terá que perder tempo em uma grande revisão no futuro.

Os 3 componentes básicos de um fluxo de trabalho

Embora o número de tarefas em cada fluxo de trabalho possa variar de 8 a 80, cada fluxo de trabalho é composto por 3 componentes básicos:

Acionar:O evento que inicia o fluxo de trabalho. Pode ser uma ação, decisão, um momento específico ou uma resposta a algo.Série de tarefas/trabalho:Isso inclui todas as tarefas, pessoas e resultados envolvidos no fluxo de trabalho.Resultados:O que o fluxo de trabalho produz. Um resultado ou efeito pode ser algo tangível, como a compra de um serviço, ou mais abstrato, como o acesso a determinadas informações.

A série de tarefas ocupará a maior parte do fluxo de trabalho, mas tanto o gatilho quanto os resultados são igualmente importantes. Se você não sabe onde seu processo deve começar e terminar, seu fluxo de trabalho será bastante inútil.

Tipos de fluxos de trabalho

Como é sempre melhor fazer as coisas em grupos de três, existem três tipos principais de fluxo de trabalho que você encontrará:

• Fluxos de trabalho do projeto
• Fluxos de trabalho de processos simples
• Fluxo de trabalho de processo condicional

Analisar a diferença exata entre esses tipos às vezes pode ser complicado, mas, como tudo, você precisa ter certeza de que está usando a ferramenta certa para o trabalho.

Fluxos de trabalho do projeto são o tipo mais simplista. Geralmente, são fluxos de trabalho únicos, projetados para manter um projeto no caminho certo, para que as entregas sejam pontuais, a responsabilidade seja clara e sua equipe não enfrente nenhum gargalo.

Você pode reutilizar partes de um fluxo de trabalho de projeto. Por exemplo, a equipe de conteúdo cria vários conteúdos.

Cada um deles é um pequeno projeto. Dependendo de vários fatores, as etapas exatas nem sempre são as mesmas. Como todo o processo é , porém, podemos reutilizar o fluxo de trabalho de criação de conteúdo para pesquisas, análises e solicitações de imagens.

A seguir, você tem o fluxo de trabalho de processo simples . Esse tipo de fluxo de trabalho cobre todas as suas tarefas previsíveis e repetíveis. Enviar uma fatura ou aprovar folga são fluxos de trabalho de processo simples.

Não importa o que aconteça: nada muda. O fluxo de trabalho segue exatamente os mesmos horários, exatamente da mesma maneira, sempre que o fluxo de trabalho é executado.

Simples.

Finalmente, há o fluxo de trabalho de processo condicional . Esses fluxos de trabalho usam uma forma de se então lógica para estruturar o processo.

É o romance de fluxos de trabalho Escolha sua própria aventura: se você quiser explorar a masmorra, vá para a tarefa 13. Se quiser investigar a cidade, pule para a tarefa 22.

Na Process Street, nos referimos a isso como lógica condicional, que cria caminhos ramificados dentro do mesmo fluxo de trabalho. É ótimo porque significa que, para tarefas como integração ou tickets de ajuda, você só precisa de um fluxo de trabalho para diversas situações.

O fluxo de trabalho de integração do cliente dos Processadores de Folha de Pagamento é um exemplo perfeito do que exatamente a lógica condicional pode fazer:

Como os processadores de folha de pagamento usam a lógica condicional da Process Street para integração do cliente

Otimização do fluxo de trabalho

Recentemente, me deparei com uma postagem no LinkedIn que falava sobre jargões e jargões de negócios. Esses chavões foram divididos em dois tipos:

• Muito vago para ser descrito de qualquer outra forma (pense em dinâmico e seus companheiros)
• Tão óbvios que não precisavam ser ditos (inovadores, centrados no cliente, etc.)

A otimização é um pouco como essas palavras da moda. Todos nós sabemos o que otimizar significa no dicionário. Todos nós sabemos que é uma coisa boa. As coisas são sempre melhores quando estão otimizadas.

Mas o que significa otimização em relação a um fluxo de trabalho? O que é um fluxo de trabalho otimizado e como você consegue isso?

Melhoria continua

Construir um fluxo de trabalho é apenas o primeiro passo. Sem a devida atenção, os fluxos de trabalho podem facilmente ficar atolados em ineficiências e tarefas redundantes.

É aí que entra a melhoria contínua. Ao verificar periodicamente seus fluxos de trabalho, você pode garantir que eles permaneçam atualizados e atendam às suas necessidades. Você pode então decidir se precisa fazer alterações incrementais ou inovadoras em seus processos e na forma como seus fluxos de trabalho são executados.

Mudanças incrementais são basicamente o que parecem: pequenos ajustes e melhorias que você faz conforme e quando os encontra.

Mudanças inovadoras são grandes mudanças normalmente feitas por um processo de revisão e tomada de decisão em grupo. Embora você possa fazer mudanças incrementais com bastante frequência, se estiver fazendo mudanças principalmente inovadoras, será necessário reavaliar seu fluxo de trabalho (e possivelmente até mesmo seu processo).

Six Sigma, DMAIC, lean e kaizen são ferramentas realmente úteis para implementar melhorias contínuas.

Automação de fluxo de trabalho

A automação é a razão de ser de um fluxo de trabalho.

Os fluxos de trabalho pegam todos esses processos selvagens e intuitivos e os ordenam. Mas isso não significa que a automação esteja incorporada ao fluxo de trabalho – ou mesmo que todo fluxo de trabalho precise de automação.

Ainda está confuso?

A automação do fluxo de trabalho identifica quais partes de um processo podem ser realizadas sem muito – ou nenhum – envolvimento humano.

Alguns exemplos de coisas que você pode automatizar são:

• Envio de um e-mail de boas-vindas padronizado
• Transferindo dados para uma planilha
• Adicionando um evento ao seu calendário
• Processando um pagamento

Todas essas são tarefas repetitivas que podem levar apenas alguns minutos, mas esses minutos se somam.

Além disso, maior será a chance de erro humano. Pense nisso: você tem horas de entrada de dados pela frente. Apenas sentado ali, colocando números em colunas o dia todo, e a maior emoção foi quando Tony apareceu com donuts naquela manhã.

Você começa com boas intenções, mas em que ponto você entra no piloto automático? Em que ponto você acidentalmente atinge um zero a mais e acaba cobrando de um cliente US$ 5.000 em vez de US$ 500? Ou vice-versa? Ambos são ruins.

É por isso que você automatiza.

Depois de identificar quais tarefas automatizar, a implementação é bastante simples. Com softwares como o Zapier, você pode configurar integrações para vincular um gatilho em um aplicativo a um resultado em outro.

Você insere os dados uma vez. Ele é enviado para todos os lugares onde precisa estar. Você tem precisão total em todos os canais e custa apenas o tempo que leva para clicar em um botão.

Benefícios de um fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho reduzem o desperdício. Tempo desperdiçado, esforço desperdiçado, recursos desperdiçados.

Ao mapear seus processos, você será capaz de identificar onde há gargalos e tarefas redundantes. Depois de saber onde eles estão, você pode eliminá-los. Então você e sua equipe podem se concentrar nas tarefas necessárias.

Os fluxos de trabalho também são ótimos para comunicação, responsabilidade e transparência. Um fluxo de trabalho deve deixar claro quem é responsável por quê e quando uma entrega deve ser concluída. Você não precisa microgerenciar sua equipe. Sua equipe não precisa ser microgerenciada. Todos estão mais felizes.

Como todos os aspectos de um processo são documentados no fluxo de trabalho, todos na equipe têm as informações de que precisam, quando precisam. Reduzir a falta de comunicação melhora a produtividade – e deixa sua equipe muito menos frustrada com suas tarefas e entre si.

Desafios de um fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho precisam de atenção constante. Você não pode simplesmente construir um e esperar que funcione perfeitamente para sempre. Você precisa mantê-lo.

A manutenção do fluxo de trabalho pode ser demorada e complicada – especialmente se você não tem praticado seus princípios de melhoria contínua.

Mas não realizar manutenção regular causa sérios problemas:

• Estimativas imprecisas de tempo/custo
• Erros de comunicação
• Ignorando ou esquecendo etapas importantes
• Aprovações aplicadas sem testes – ou não aplicadas quando necessário
• Gargalos caros

Pense em um fluxo de trabalho como um carro. Os carros são realmente úteis e eficientes. Geralmente, você pode fazer mais em menos tempo dirigindo do que caminhando.

contagem de palavras no Google Docs

Além disso, você não precisa carregar tudo.

Mas os carros precisam de exames. Alguns são pequenos – pneus novos, trocas de óleo, testes de emissões e assim por diante. Às vezes você tem que investir um pouco mais – como um novo starter ou correia de ventilador. Por si só, essas coisas não são realmente um grande problema.

Porém, se você já passou muito tempo sem trocar o óleo, sabe exatamente como a manutenção regular pode ser importante.

Ferramentas e fornecedores de software de fluxo de trabalho

Se você pesquisar o fluxo de trabalho do Google (o que você fez, obviamente), verá exatamente quantos tipos de software de fluxo de trabalho existem. Quando você está apenas começando com fluxos de trabalho – e você está – é difícil identificar qual deles oferece exatamente o que você precisa pelo melhor valor.

Então, aqui estão algumas de nossas ferramentas favoritas de criação de fluxo de trabalho:

Airtable é como nos mantemos organizados. Com Airtable você pode configurar visualizações personalizadas, quadros Kanban personalizados e automatizar tudo, desde a criação de um registro até o envio de um e-mail.

eu olho é a ferramenta perfeita para delinear seu fluxo de trabalho. eu olho funciona como um quadro branco colaborativo onde toda a sua equipe – seja remota ou pessoalmente – pode trabalhar junta para construir aquilo que você precisa construir.

Folga é o centro de mensagens universal para quase todas as equipes. E porque não? Folga integra-se com praticamente todos os aplicativos com os quais você trabalha. Você pode participar de reuniões, gravar vídeos e compartilhar arquivos com todos da sua equipe – ou apenas um. E há os GIFs. Quem não gosta de um bom GIF?

Rua do Processo. Você sabia que isso estava por vir, certo? Os fluxos de trabalho da Process Street são o núcleo central de tudo o que fazemos. Solicitações de PTO, onboarding, help desk, criação desta página… Tudo feito em um fluxo de trabalho. E – seja por meio do Zapier ou de nossas automações próprias – todos esses fluxos de trabalho podem ser conectados ao Slack, Airtable e ao restante de nosso pacote de software.

Qual é a aparência de um fluxo de trabalho?

Este é o esboço de um processo:

Especificamente, este é o esboço do nosso processo de criação de conteúdo. O fluxo de trabalho desse processo tem muitas, muitas outras etapas, uma variedade de caminhos condicionais e muita automação.

Mas foi aqui que tudo começou. Oito etapas para ir do início de uma tarefa até a publicação.

Se você pedisse a alguém da equipe de conteúdo para descrever esse processo, aposto que não seria tão sucinto ou específico. Algumas etapas seriam elaboradas, outras seriam ignoradas e a descrição em si provavelmente seria bastante não linear.

É assim que o cérebro das pessoas funciona. É por isso que é importante delinear seu processo antes de construir o fluxo de trabalho.

Agora, cada uma dessas oito etapas se torna uma seção dentro de um fluxo de trabalho. Em seguida, dividimos cada etapa em tarefas individuais.

Por exemplo, na primeira etapa, o Writer recebe uma tarefa, as tarefas do fluxo de trabalho são mais ou menos assim:

1. O tópico é escolhido (registro Airtable gerado via Slack)
2. Data de vencimento definida (adicionada ao calendário por meio do fluxo de trabalho do Process Street)
3. Data de publicação definida (adicionada ao calendário via fluxo de trabalho)
4. O editor é atribuído (registro Airtable atualizado via fluxo de trabalho)
5. A equipe de design é designada (registro Airtable gerado via Airtable)
6. O escritor recebe a tarefa (notificação recebida via Slack e Process Street)

Cada uma dessas seis tarefas é dividida em uma única ação. Isso simplifica o processo e garante que nada fique de fora. Sem essas automações, seria muito fácil definir acidentalmente uma data de vencimento, mas não a data de publicação.

Se essas datas fossem inseridas manualmente para todos, cada membro da equipe poderia acabar trabalhando com datas de vencimento diferentes – o que poderia causar grandes gargalos no futuro.

Como aproveitar ao máximo seus fluxos de trabalho

Lembre-se de que um fluxo de trabalho é uma ferramenta. É uma ferramenta útil e versátil, mas não pode fazer tudo.

Ao construir seu fluxo de trabalho, você precisa ter uma compreensão clara do processo em que está trabalhando e do resultado que deseja alcançar. Identifique quais tarefas podem ser automatizadas e quais precisam de uma abordagem mais prática.

Mais importante ainda, continue trabalhando nisso. Um bom fluxo de trabalho muda constantemente porque seu processo – e suas necessidades – mudam constantemente. Se algo em seu fluxo de trabalho se tornou redundante ou irrelevante, livre-se disso. Se você adicionar uma nova etapa ao processo, certifique-se de adicioná-la também ao seu fluxo de trabalho.

Um bom fluxo de trabalho deve tornar o trabalho mais fácil e não mais complicado.