Microsoft Excel fluxos de trabalho são algo real que existe. Você sabia disso? Eu não. Achei que o Excel servia apenas para fazer tabelas e gráficos, mas é verdade!
Na verdade, você pode criar fluxos de trabalho usando o Excel. E também não precisa ser particularmente complicado. Achei que seria terrivelmente difícil, mas um fluxo de trabalho básico pode ser feito seguindo 15 passos simples.
Neste artigo, vou detalhar as etapas de construção de um fluxo de trabalho do Excel junto com a finalidade para a qual você pode usá-los.
Também discutiremos se os fluxos de trabalho do Excel estão realmente atualizados no mundo moderno dos fluxos de trabalho e veremos algumas ótimas alternativas.
Vamos!
O que é um fluxo de trabalho?
Para começar, vamos voltar ao básico e detalhar o que realmente é um fluxo de trabalho.
Um fluxo de trabalho é uma sequência de etapas ou tarefas interconectadas necessárias para concluir um processo específico ou atingir um objetivo específico. Representa o fluxo de atividades, informações e recursos dentro de uma organização ou ambiente de trabalho de um indivíduo.
Os fluxos de trabalho são projetados para agilizar e automatizar tarefas repetitivas ou complexas, garantindo que o trabalho progrida de forma eficiente e consistente. Eles fornecem uma estrutura estruturada que define a ordem, as dependências e as interações entre as diferentes atividades envolvidas em um processo.
Os fluxos de trabalho podem ser manuais ou automatizados, dependendo da complexidade e da disponibilidade de ferramentas ou software para apoiar o processo. Ferramentas de automação, incluindo aplicativos de software ou sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho, podem ajudar a automatizar e agilizar tarefas, reduzindo o esforço manual e o erro humano.
Como criar um fluxo de trabalho no Excel
Criar fluxos de trabalho com o Excel não é tão simples quanto usar um software de fluxo de trabalho porque ele não foi projetado para ser uma ferramenta de fluxo de trabalho, mas sim uma ferramenta de planilha. No entanto, ainda existem maneiras você pode fazer e até mesmo automatizar fluxos de trabalho usando Excel, então vamos ver o processo passo a passo.
deletando uma página em branco no word
Etapa 1: identificar o fluxo de trabalho
Determine o processo ou tarefa específica que você deseja agilizar usando Excel . Pode ser qualquer coisa, desde entrada e análise de dados até gerenciamento de projetos ou rastreamento de inventário.
Passo 2: Definir entradas e saídas
Identifique as entradas (dados, formulários ou outros recursos) necessárias para iniciar o fluxo de trabalho e as saídas desejadas (relatórios, cálculos ou notificações) que você espera do processo.
Etapa 3: planeje as etapas
Divida o fluxo de trabalho em etapas ou estágios individuais. Considere a ordem e as dependências de cada etapa. Para fluxos de trabalho complexos, pode ser necessário usar fluxogramas ou diagramas para visualizar o processo.
Etapa 4: crie planilhas
Abra uma nova pasta de trabalho do Excel e crie planilhas para cada etapa do seu fluxo de trabalho. Nomeie cada planilha descritivamente para representar sua finalidade.
Etapa 5: Projete formulários de entrada de dados
Se o seu fluxo de trabalho envolver a Etapa 6: inserir dados
Comece a inserir dados nas planilhas ou formulários apropriados. Dependendo do seu fluxo de trabalho, pode ser necessário inserir dados manualmente ou importá-los de fontes externas.
Etapa 7: use fórmulas e funções
Aproveite as fórmulas e funções do Excel para automatizar cálculos, manipulação e análise de dados. Use funções como
- SOMA
- MÉDIA
- SE
- PROCV
para realizar cálculos e gerar os resultados desejados.
Etapa 8: aplicar formatação e formatação condicional
Formate seus dados adequadamente para melhorar a legibilidade. Utilize a formatação condicional para destacar condições ou padrões específicos em seus dados.
Etapa 9: criar visualizações
Etapa 10: Utilize macros
Se o seu fluxo de trabalho exigir tarefas repetitivas, considere usar macros para automatizá-las. As macros podem ser gravadas ou escritas usando VBA (Visual Basic for Applications) para realizar ações e executar tarefas específicas com o clique de um botão.
Etapa 11: Implementar validação de dados
Aplique regras de validação de dados para garantir a integridade dos dados. Use técnicas de validação para limitar a entrada de dados a intervalos, formatos ou listas específicos.
Etapa 12: adicione hiperlinks e navegação
Se o seu fluxo de trabalho envolve alternar entre diferentes partes da pasta de trabalho, crie hiperlinks ou botões de navegação para facilitar a navegação.
Etapa 13: testar e iterar
Depois que seu fluxo de trabalho estiver configurado, teste-o minuciosamente para garantir que funcione conforme o esperado. Identifique quaisquer problemas ou áreas de melhoria e faça os ajustes necessários para otimizar o fluxo de trabalho.
Etapa 14: documente o fluxo de trabalho
Crie uma documentação clara descrevendo o fluxo de trabalho, sua finalidade e as etapas envolvidas. Inclua instruções sobre como usar e manter o fluxo de trabalho para garantir consistência.
Etapa 15: treinar usuários (se aplicável)
Se outras pessoas usarem o fluxo de trabalho, forneça treinamento para garantir que entendam como usar e seguir o fluxo de trabalho de maneira eficaz. Certifique-se de que eles saibam que é mais do que uma simples planilha.
Lembre-se de que os fluxos de trabalho no Excel podem variar de simples a complexos. Comece com um processo simples e aumente gradualmente a complexidade à medida que se familiariza com os recursos e capacidades do Excel. Existem até alguns modelos que você pode conferir !
Casos de uso de fluxo de trabalho do Excel
O Excel é uma ferramenta versátil que pode ser aplicada a vários casos de uso de fluxo de trabalho em setores e funções. Aqui estão cinco casos de uso comuns em que os fluxos de trabalho do Excel podem melhorar significativamente a eficiência e agilizar os processos:
Entrada e análise de dados
O Excel é amplamente utilizado para tarefas de entrada e análise de dados, criando formulários estruturados de entrada de dados, aplicando validação de dados e utilizando fórmulas e funções. Você pode automatizar cálculos, realizar análises de dados e gerar relatórios.
Gerenciamento de projetos
O Excel é uma ferramenta valiosa para gerenciamento de projetos, permitindo planejar, acompanhar o progresso e gerenciar dados relacionados ao projeto. Você pode criar gráficos de Gantt, listas de tarefas e cronogramas para visualizar cronogramas de projetos.
Possui formatação condicional que pode ser utilizada para destacar marcos, prazos e caminhos críticos. Ao integrar os dados do projeto com fórmulas e funções, você pode automatizar cálculos, monitorar a alocação de recursos e controlar as despesas do projeto.
Orçamento e planejamento financeiro
O Excel é comumente usado para fluxos de trabalho de orçamento e planejamento financeiro. Você pode criar modelos de orçamento abrangentes, monitorar despesas, prever receitas e calcular índices financeiros.
Suas funções integradas, como SUM, AVERAGE e IF, permitem realizar cálculos e analisar dados financeiros. Ao vincular planilhas e utilizar a validação de dados do Excel, você pode garantir um planejamento financeiro preciso e consistente.
Gestão de inventário
Para fluxos de trabalho de gerenciamento de estoque, você pode rastrear e gerenciar níveis de estoque, movimentos de estoque e pontos de reabastecimento. O recurso de formatação condicional pode destacar baixos níveis de estoque ou datas futuras de novos pedidos. Ao utilizar fórmulas e funções, você pode automatizar cálculos de estoque, como quantidade de novo pedido e avaliação total de estoque.
Recursos Humanos
O Excel é valioso para fluxos de trabalho de recursos humanos (RH), incluindo gerenciamento de dados de funcionários, monitoramento de presença, integração de funcionários e avaliações de desempenho. Ele pode ser usado para criar bancos de dados de funcionários, registrar detalhes pessoais, rastrear licenças e calcular folha de pagamento.
Ao usar fórmulas e funções, você pode automatizar cálculos de presença, gerar relatórios e realizar análises de RH. A formatação condicional pode ser utilizada para identificar avaliações atrasadas ou requisitos de treinamento.
Recursos de fluxo de trabalho do Excel
Aqui está uma análise de alguns dos recursos do Excel que já vimos nos casos de uso, junto com alguns outros realmente úteis:
Entrada e validação de dados
O Excel fornece uma interface amigável para entrada de dados. Você pode criar formulários de entrada de dados personalizados usando recursos do Excel, como validação de dados, listas suspensas e restrições de entrada. Isso garante que os dados inseridos na pasta de trabalho sigam regras específicas ou estejam em conformidade com critérios predefinidos.
Cálculos e fórmulas
Você pode usar fórmulas para realizar operações aritméticas básicas, agregar dados, realizar cálculos condicionais e muito mais. Esses cálculos podem ser incorporados ao seu fluxo de trabalho para gerar resultados e agilizar processos.
Formatação condicional
A formatação condicional permite destacar condições ou padrões específicos em seus dados. Ao configurar regras, você pode formatar células automaticamente com base nos critérios definidos.
Isso pode ser útil para identificar visualmente dados, erros ou tendências importantes, facilitando a análise e interpretação das informações.
Análise de dados
Existem várias ferramentas de análise de dados, como Tabelas Dinâmicas, Power Query e Power Pivot, que permitem analisar e transformar grandes conjuntos de dados com eficiência. Essas ferramentas podem ajudá-lo a filtrar, classificar, agrupar e resumir dados para extrair insights significativos.
Lógica condicional e automação
As funções e recursos de lógica condicional, como instruções IF, funções aninhadas e macros, permitem automatizar processos e criar fluxos de trabalho de tomada de decisão.
Ao configurar a lógica condicional, você pode instruir o Excel a executar diferentes ações com base em condições específicas. As macros, criadas em VBA, permitem automatizar tarefas repetitivas e executar uma série de ações com um único clique.
Por que o Excel não é o melhor lugar para criar fluxos de trabalho
Embora o Excel possa ser uma ferramenta útil para determinados fluxos de trabalho, existem limitações que podem torná-lo menos adequado para fluxos de trabalho complexos ou escaláveis. Aqui estão alguns motivos pelos quais o Excel pode não ser a melhor escolha para fluxos de trabalho em determinados cenários:
Escalabilidade limitada
A escalabilidade do Excel é limitada pelo tamanho e complexidade dos dados e pelo número de usuários que acessam a pasta de trabalho.
Grandes conjuntos de dados ou fluxos de trabalho que envolvem cálculos extensos podem causar problemas de desempenho e tornar o aplicativo mais lento. À medida que o fluxo de trabalho cresce em complexidade e o número de usuários aumenta, o Excel pode se tornar menos eficiente e mais sujeito a erros.
Falta de colaboração em tempo real
Embora o Excel ofereça recursos de colaboração, como pastas de trabalho compartilhadas e controle de alterações, ele não foi projetado para colaboração em tempo real. Vários usuários não podem trabalhar simultaneamente na mesma pasta de trabalho do Excel e as atualizações feitas por um usuário podem não ser imediatamente visíveis para outros.
Automação limitada do fluxo de trabalho
O Excel fornece recursos básicos de automação por meio de fórmulas, funções e macros. No entanto, a criação de fluxos de trabalho automatizados complexos e sofisticados pode exigir ferramentas ou linguagens de programação mais avançadas.
Os recursos de automação do Excel podem não ser suficientes para fluxos de trabalho que envolvem lógica condicional complexa, integração com sistemas externos ou manipulação complexa de dados.
Integridade de dados e riscos de segurança
Os arquivos do Excel podem estar sujeitos a problemas de integridade de dados, especialmente quando vários usuários trabalham na mesma pasta de trabalho simultaneamente.
Edição simultânea, referências de fórmulas incorretas ou exclusão acidental de dados podem levar a inconsistências e erros de dados. Além disso, os arquivos podem não ter recursos de segurança robustos, tornando-os vulneráveis a acesso não autorizado ou violações de dados.
vírus bing
Alternativas aos fluxos de trabalho do Excel
Se os fluxos de trabalho do Excel estão funcionando bem para você, ótimo! Não estou aqui para chover no seu desfile. Você faz o que for melhor para você e sua equipe. Vá em frente!
No entanto, se você experimentou fluxos de trabalho do Excel e eles não são adequados para você, considere esta alternativa: software de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Mencionei um pouco sobre isso na primeira seção, quando definimos os fluxos de trabalho, mas vale a pena examinar um pouco mais de perto. O Excel não foi projetado para gerenciamento de fluxo de trabalho. Embora tenha a capacidade de fazer isso, configurá-lo e mantê-lo pode ficar muito complicado rapidamente.
O software de gerenciamento de fluxo de trabalho foi projetado para tornar os fluxos de trabalho de automação predial rápidos e fáceis. Eles são muito mais fáceis de usar, vêm com muitos dos mesmos recursos do Excel, mas com menos configuração manual, e permitem colaboração em tempo real.
Process Street é uma excelente ferramenta de fluxo de trabalho que você pode usar no lugar do Excel, e se quiser vê-lo em ação e experimentar como ele é diferente, agende uma demonstração gratuita! Um membro da equipe terá prazer em mostrar como funciona e como pode melhorar seus fluxos de trabalho.
